Bekerja dengan orang di negara lain jarang gagal karena perbedaan bahasa. Yang lebih sering menjadi sumber kekacauan adalah selisih jam — dan kekacauan itu hampir selalu berbentuk sama: rapat yang dijadwalkan pada jam tidur seseorang, tenggat yang berakhir sehari lebih cepat dari yang dikira, dan pertanyaan yang menunggu dua belas jam sebelum dijawab.
Berhenti menyebut jam tanpa zona
Kalimat “besok jam sembilan” adalah sumber kesalahan paling murah yang bisa dihindari. Sebutkan zonanya, atau lebih baik lagi, sebutkan dua zona sekaligus: jam sembilan pagi di Jakarta, jam sepuluh pagi di Singapura. Menuliskan keduanya memakan tiga detik dan menghapus seluruh kemungkinan salah tafsir.
Untuk undangan rapat, gunakan kalender yang menyimpan zona waktu, bukan sekadar teks di pesan. Kalender akan menyesuaikan tampilan bagi masing-masing orang; teks tidak.
Cari irisan jam yang benar-benar ada
Antara Indonesia dan Eropa Barat, irisan jam kerja yang wajar biasanya hanya dua sampai tiga jam di sore hari. Dengan pantai barat Amerika, irisannya nyaris tidak ada tanpa seseorang mengorbankan pagi buta atau larut malam.
Kalau irisannya sempit, jangan menghabiskannya untuk laporan yang bisa ditulis. Simpan jam berharga itu untuk hal yang memang butuh percakapan: keputusan yang belum jelas, perbedaan pendapat, dan hal yang lebih cepat selesai lewat suara daripada tulisan.
Tulis lebih banyak daripada biasanya
Di kantor yang sama, pertanyaan kecil selesai dengan menoleh. Lintas zona waktu, menoleh berarti menunggu setengah hari. Karena itu kebiasaan menulis lengkap menjadi penentu kecepatan kerja — bukan kerapian.
Cara sederhana yang berhasil: setiap kali mengajukan pertanyaan, sertakan sekaligus keadaan yang Anda hadapi, apa yang sudah Anda coba, dan dua kemungkinan jawaban yang Anda pikirkan. Dengan begitu balasan yang datang sudah berupa keputusan, bukan pertanyaan balik yang memulai putaran menunggu berikutnya.
Bergiliran menanggung ketidaknyamanan
Kalau rapat rutin selalu jatuh pada jam yang nyaman bagi satu pihak dan menyusahkan bagi pihak lain, kekesalan akan menumpuk tanpa pernah diucapkan. Menggeser jadwal secara bergantian setiap beberapa minggu membagi bebannya, dan lebih penting lagi, menunjukkan bahwa ketidaknyamanan itu disadari.
Perhatikan perubahan waktu musim panas
Indonesia tidak mengenal pergeseran waktu musiman, tetapi banyak negara lain menerapkannya. Akibatnya, selisih jam dengan mitra Anda bisa berubah satu jam dua kali setahun tanpa ada yang memberi tahu. Rapat yang selama ini berjalan mulus tiba-tiba bergeser, dan biasanya baru disadari setelah ada yang tidak hadir.
Pencegahannya: jadwalkan lewat kalender dengan zona waktu, bukan dengan jam tetap yang ditulis manual. Kalender akan ikut bergeser; catatan manual tidak.
Yang membuat kerja lintas zona waktu berhasil bukan aplikasi tertentu, melainkan kesediaan menuliskan hal-hal yang di kantor biasa cukup diucapkan. Itu terasa berlebihan pada minggu pertama, dan terasa wajar pada bulan kedua.
Komentar